실무자 포트폴리오용 샘플 시트 구성법 개인정보, 보안, 저작권까지 총정리

엑셀·구글시트로 만든 자동화 템플릿(지출관리, 재고관리, 프로젝트 일정표 등)은 포트폴리오로 보여주기 좋은 결과물입니다. 실무에서 경험할 수 있는 여러가지 문제들에 대한 해결 방법을 제시할 수 있기 때문입니다. 하지만 실무 파일을 그대로 올리면 위험합니다. 개인정보/거래처/금액/내부 코드 같은 민감 정보가 포함될 수 있고, 회사 자료(내부 양식, 로고, 데이터)를 무단으로 공개하면 문제가 될 수 있습니다. 이번 글에서는 실무자가 시트를 포트폴리오로 공개할 때 안전하게(그리고 깔끔하게) 만드는 기준에 대해 총정리 해보겠습니다.

1. “공개 가능한 포트폴리오 시트”의 목표

포트폴리오 시트에서 보여줘야 할 것은 “회사 데이터”가 아니라 문제 해결 능력(구조/자동화/가독성/관리성)입니다.

• 데이터 구조: 테이블 설계, 열 정의, 키/마스터 분리
• 자동화: 드롭다운, 조건부 서식, 조회, 요약(SUMIFS), 피벗
• 사용성: 입력이 쉽고, 오류가 줄고, 보고서가 한 장으로 정리
• 문서화: 사용 방법, 규칙(상태 정의), 업데이트 방법

즉, “진짜 데이터”가 없어도 충분히 설득력 있는 포트폴리오가 가능합니다.

2. 절대 그대로 공개하면 안 되는 정보(실무 위험 TOP)

• 개인정보: 이름, 전화번호, 이메일, 주소, 주민번호/사번, 계좌번호
• 거래 정보: 거래처명(실명), 계약 조건, 단가, 매출, 미수금, 정산 내역
• 내부 운영 정보: 프로젝트 코드, 고객 리스트, 영업 파이프라인, 내부 프로세스 문서
• 보안 관련: API 키, 토큰, 로그인 정보, 내부 링크(권한 포함)
• 회사 자산: 로고/서식/내부 양식 그대로(저작권/상표권 이슈 가능)

포트폴리오에서 가장 흔한 사고는 “숨겼다고 생각했는데 남아 있는 값”입니다. 필터로 가렸다고 삭제된 게 아니고, 숨김 열/숨김 시트에도 그대로 남아 있을 수 있습니다.

3. 안전한 샘플 데이터 만들기(비식별화 5단계)

실무 데이터를 가져오지 않고도, 충분히 그럴듯한 샘플 데이터를 만들 수 있습니다. 아래 원칙대로 만들면 “기능 검증”이 되면서도 안전합니다.

3-1) 1단계: 실명/실거래처를 가명으로 바꾸기

• 담당자: 홍길동/김영희 같은 일반 예시명 사용
• 거래처: “A상사”, “B물류”, “C전자”처럼 가명 사용

3-2) 2단계: 수치(금액/수량)는 “형태만 유지”하고 값은 재구성

• 금액 분포(소액/중액/대액)만 유지하고 실제 숫자는 랜덤/재구성
• 극단값(매출 상위 거래처 등)은 현실과 매칭되지 않게 섞기

3-3) 3단계: 날짜는 “상대 기간”으로 재구성

• 실제 프로젝트 시작일/마감일 대신 임의 기간(예: 최근 3개월)로 구성
• 월별 패턴이 보이도록 데이터 수만 확보(예: 100~300행)

3-4) 4단계: 내부 코드/ID는 새로운 규칙으로 재발급

• 실제 코드 체계를 그대로 쓰지 말고, 예시 규칙으로 변경
• 예: PRD-2025-0001 같은 “포트폴리오 전용 규칙” 사용

3-5) 5단계: 숨김/메타데이터/링크까지 제거

• 숨김 시트/숨김 열 삭제
• 외부 링크(IMPORTRANGE, 외부 파일 참조) 제거
• 파일 속성/주석/메모에 남아 있는 민감 정보 점검

4. 포트폴리오 시트 구성 추천(3시트 + 1페이지 안내)

포트폴리오용으로는 아래 구성이 가장 보여주기 좋습니다.

• 00_README: 사용법, 목적, 핵심 기능 요약(1페이지)
• 01_Data: 원본 데이터(샘플)
• 02_List: 드롭다운 목록(상태/카테고리/담당자 등)
• 03_Dashboard: 요약표 + 피벗/차트 + 필터 UI

4-1) README에 꼭 넣어야 하는 문장(안전+신뢰)

• “본 파일은 포트폴리오 목적의 샘플 데이터로 구성되어 있으며 실제 기업/개인 데이터가 포함되어 있지 않습니다.”
• “데이터 구조/자동화 기능(드롭다운, 조건부 서식, SUMIFS, 피벗)을 보여주기 위한 예시입니다.”

5. 구글시트 공유/권한 설정(실무에서 실수 많은 구간)

구글시트는 링크 공유가 쉬운 만큼 “권한 실수”도 흔합니다. 포트폴리오는 보통 아래 설정이 안전합니다.

• 권한: “보기 가능” 기본(편집 권한은 제한)
• 복사 허용: 필요하면 “복사본 만들기” 안내 문구 제공
• 범위 보호: List 시트(드롭다운 목록) 편집 제한(선택)

팁: “보기만 가능”으로 공유하더라도, 상대가 복사해서 보는 것은 가능할 수 있습니다. 그래서 공유 설정만 믿지 말고, 파일 자체를 안전하게 만들어야 합니다.

6. 저작권/출처 표기: 안전하게 신뢰 올리는 방법

포트폴리오에서 자주 놓치는 부분이 저작권입니다. 특히 회사 템플릿/내부 양식/타사 자료를 기반으로 했으면 주의가 필요합니다.

• 회사 로고/서식은 빼고, 본인 제작 레이아웃으로 재구성
• 외부 자료(공개 데이터)를 썼다면 README에 출처 링크와 이용 조건을 표기
• 템플릿 참고를 했다면 “참고” 수준으로 명시(단, 내부 자료는 공개 금지)

출처 표기는 “문제 예방”이면서 동시에 “신뢰”를 올리는 요소입니다.

7. 공개 전 최종 점검 체크리스트(15개)

1. 실명/실거래처/실내부코드가 남아 있지 않다
2. 전화번호/이메일/주소/계좌/사번 등 개인정보가 없다
3. 숨김 시트/숨김 열을 모두 확인하고 필요 시 삭제했다
4. 주석/메모/셀 메모에 민감 정보가 없다
5. 외부 링크(다른 파일 참조)가 없다
6. 쿼리/임포트 함수가 외부 데이터에 연결되어 있지 않다
7. 파일 이름/시트 이름에 회사명/프로젝트명이 없다
8. 수치(금액/물량)가 실제와 매칭되지 않도록 재구성했다
9. 드롭다운 목록이 제대로 작동한다
10. 조건부 서식(지연/임박/누락)이 의도대로 표시된다
11. 요약표(SUMIFS)가 샘플 데이터에 맞게 갱신된다
12. 피벗이 새 데이터에도 잘 반영되도록 범위를 점검했다
13. README에 사용 방법이 1페이지로 정리되어 있다
14. 출처/참고 자료가 있다면 링크와 이용 조건을 표기했다
15. 공유 권한이 “보기”로 되어 있고, 편집 권한이 최소화되어 있다

총정리

좋은 포트폴리오란 데이터를 어떻게 설계하고 자동화했는지 보여주는 것이라고 생각합니다. 샘플 데이터로도 충분히 실력을 증명할 수 있고 공개 안전성과 신뢰 또한 얻어갈 수 있습니다.