조건부 서식 실무: 오류·마감·미처리를 자동으로 강조하는 법

실무 시트에서 중요한 건 “예쁘게 꾸미기”가 아니라, 지금 당장 확인해야 할 것이 자동으로 눈에 띄는 구조입니다. 마감이 임박했는데도 평범한 글씨로 있으면 놓치고, 오류(#N/A, #VALUE!)가 숨어 있으면 보고서가 틀어집니다.

그럴 때 가장 효과적인 기능이 조건부 서식(Conditional Formatting)입니다. 규칙만 잘 만들면, 시트가 스스로 “경고등”을 켜줍니다. 이번 글에서는 직장인 실무에서 자주 쓰는 오류·마감·미처리 표시 규칙을 엑셀/구글시트 기준으로 정리해드립니다.

1. 조건부 서식은 “신호등 시스템”이다

조건부 서식을 잘 쓰는 팀의 공통점은 색을 많이 쓰지 않습니다. 보통 3색 신호등으로 충분합니다.

• 빨강: 즉시 조치(지연, 오류, 필수값 누락)
• 노랑: 주의(마감 임박, 확인 필요)
• 초록: 완료/정상(필요한 경우에만)

색이 많아지면 오히려 “무슨 색이 중요하지?”가 되어 경고 효과가 떨어집니다.

2. 시작 전 준비: 적용 범위(범위 선택)가 80%다

조건부 서식은 규칙 자체보다 적용 범위를 잘못 잡아서 사고가 납니다. 아래 원칙을 먼저 지키세요.

1. 원본 데이터는 표(테이블) 구조로: 헤더 1행, 빈 행/열 없음
2. 규칙은 “열 단위”로 적용: 날짜 열, 상태 열처럼 의미 단위로 관리
3. 우선순위(위/아래 규칙)를 고려: 충돌하면 위 규칙이 이길 수 있음

3. 실무 규칙 1) 마감 임박/지연 자동 표시

가장 많이 쓰는 규칙입니다. 예를 들어 마감일이 C열(C2부터)이라고 가정하고, “오늘 기준”으로 임박/지연을 색으로 표시해보겠습니다.

3-1) (공통) 추천 기준

• 지연: 마감일 < 오늘
• 임박: 0~3일 남음
• 정상: 4일 이상 남음(색을 굳이 안 줘도 됨)

3-2) 엑셀: 조건부 서식 수식 규칙

적용 범위 예시: $A$2:$F$1000 (행 전체를 색칠하고 싶을 때)

• 지연(빨강) 수식: =AND($C2<>"",$C2<TODAY())
• 임박(노랑) 수식: =AND($C2<>"",$C2>=TODAY(),$C2<=TODAY()+3)

팁: $C2처럼 열은 고정($C), 행은 상대(2)로 두면 아래로 자동 적용이 됩니다.

3-3) 구글시트: 사용자 지정 수식

적용 범위 예시: A2:F

• 지연(빨강): =AND($C2<>"",$C2<TODAY())
• 임박(노랑): =AND($C2<>"",$C2>=TODAY(),$C2<=TODAY()+3)

영업일 기준으로 하고 싶다면(주말/공휴일 제외) 이전 편의 NETWORKDAYS를 활용해 “남은 영업일” 열을 만든 뒤, 그 열 기준으로 조건부 서식을 거는 방식이 가장 안정적입니다.

4. 실무 규칙 2) 필수값 누락(빈칸) 자동 경고

보고서가 틀어지는 가장 흔한 원인 중 하나는 “필수값 누락”입니다. 예: 담당자, 상태, 금액, 거래처가 빈칸인데 그냥 넘어가는 상황.

4-1) 특정 열(예: 담당자 B열) 빈칸 강조

• 엑셀/구글시트 공통 수식: =AND($B2="", $A2<>"")

위 수식에서 $A2<>"" 조건을 넣은 이유는, 아래로 길게 적용했을 때 “완전 빈 행”까지 빨갛게 되는 것을 막기 위함입니다.

4-2) 필수 열이 여러 개일 때(예: B=담당자, C=마감일, D=상태)

• 누락 경고(빨강): =AND($A2<>"", OR($B2="", $C2="", $D2=""))

“필수값이 하나라도 비면 경고”라는 규칙을 만들 수 있습니다.

5. 실무 규칙 3) ‘미처리 상태’만 자동 표시(진행중/보류 강조)

상태 값이 있는 시트에서는 “완료”보다 “미완료”가 중요합니다. 예를 들어 D열이 상태(진행중/완료/보류)라고 할 때, 완료가 아닌 것만 색으로 강조하면 팀이 확인해야 할 것만 남습니다.

5-1) 완료가 아닌 행 강조

• 미처리 강조(노랑): =AND($A2<>"",$D2<>"완료")

5-2) 특정 상태만 강조(예: 보류는 빨강)

• 보류(빨강): =AND($A2<>"",$D2="보류")

상태 값은 오타가 생기면 규칙이 깨집니다. 데이터 유효성(드롭다운)으로 상태를 표준화해두면 조건부 서식이 훨씬 안정적으로 작동합니다.

6. 실무 규칙 4) 오류 값(#N/A 등) 자동 강조

VLOOKUP/XLOOKUP, QUERY, IMPORTRANGE 등으로 데이터를 끌어오다 보면 오류가 섞이기 쉽습니다. 오류는 빨리 찾아서 원인을 잡는 게 중요합니다.

6-1) 엑셀: 오류 셀 강조(간단)

엑셀은 조건부 서식 규칙에서 “오류”를 직접 잡는 방식이 쉽지 않을 때가 있어, 홈 > 찾기 및 선택 > 이동 옵션 > 수식 > 오류로 오류 셀만 선택한 뒤 서식을 주는 방법도 자주 씁니다.

6-2) 엑셀/구글시트 공통: ISERROR 활용

예: E열에 함수 결과가 있을 때(행 전체 강조)

• 오류 강조(빨강): =AND($A2<>"", ISERROR($E2))

참고: 일부 환경에서는 ISERR, ISNA 등을 구분해서 쓰기도 합니다. “#N/A만 강조”하고 싶다면 ISNA가 더 적합합니다.

7. 조건부 서식이 망가지는 대표 실수 6가지

1. 적용 범위를 잘못 잡음: 열 하나만 적용하려다 행 전체가 칠해짐
2. 절대참조/상대참조를 반대로 씀: $를 어디에 붙일지 헷갈림
3. 규칙 우선순위 충돌: 임박(노랑)보다 지연(빨강)이 아래에 있어 덮어쓰임
4. 상태 값 오타: “완료 ”(공백) 때문에 규칙이 작동 안 함
5. 색을 너무 많이 씀: 강조의 의미가 사라짐
6. 원본 데이터가 표 구조가 아님: 빈 행/병합/소계가 섞이면 범위가 깨짐

8. 팀 공유용 추천 구성(현업에서 바로 먹히는 템플릿)

팀에서 자주 쓰는 업무관리 시트라면 아래 조합이 가장 효율적입니다.

• 1순위(빨강): 지연 + 오류 + 필수값 누락
• 2순위(노랑): 임박(3일 이내) + 미처리 상태
• 선택(초록): 완료 표시(원하면만)

이 정도만 걸어도 “오늘 무엇부터 처리할지”가 자동으로 드러납니다.

마무리

조건부 서식은 엑셀·구글시트 실무에서 가장 가성비 좋은 자동화입니다. 규칙을 한 번만 만들어 두면, 데이터가 쌓일수록 시트가 스스로 경고를 켜고 실수를 줄여줍니다.