피벗테이블 기초: 보고서 뼈대 만들기(엑셀·구글시트)

SUMIFS/COUNTIFS로 요약표를 만들 수 있다면, 피벗테이블은 그보다 더 빠르게 “보고서 뼈대”를 뽑아주는 도구입니다. 데이터를 한 번에 요약하고, 클릭 몇 번으로 기준을 바꾸고, 원하는 형태로 집계를 확장할 수 있어요. 다만 피벗테이블이 어려운 이유는 기능이 복잡해서가 아니라, 원본 데이터가 피벗용 구조가 아니기 때문인 경우가 많습니다. (빈 행/소계/병합/텍스트 날짜 같은 문제요.)

이번 글에서는 “처음 만드는 사람” 기준으로, 엑셀과 구글시트에서 피벗테이블을 안정적으로 만드는 흐름을 실무 체크리스트 형태로 정리합니다.

1. 피벗테이블이 잘 되는 데이터 구조(필수 조건)

피벗테이블은 “표(테이블) 형태의 원본 데이터”를 먹고 삽니다. 아래 조건이 맞으면 피벗은 거의 실패하지 않습니다.

• 헤더 1행 (열 이름이 명확)
• 한 행 = 한 건 (주문 1건, 업무 1건 등)
• 한 열 = 한 의미 (날짜/담당자/상태/금액 분리)
• 빈 행/빈 열 없음 (중간에 끊기면 범위가 깨짐)
• 소계/합계 행 없음 (피벗이 다시 합계를 계산하므로 중복됨)
• 날짜는 날짜, 금액은 숫자 (텍스트면 그룹/합계가 꼬임)

위 구조는 이전 편들(테이블 구조, 데이터 청소, 텍스트/날짜 정리)에서 다룬 내용이기도 합니다. 피벗은 “데이터 품질”이 전부라고 봐도 과언이 아닙니다.

2. 피벗테이블의 4요소를 먼저 이해하자

피벗은 결국 아래 4칸만 이해하면 됩니다. 이름은 도구마다 조금 다를 수 있지만 개념은 같습니다.

• 행(Rows): 세로로 나열할 기준(예: 담당자, 거래처)
• 열(Columns): 가로로 펼칠 기준(예: 월, 상태)
• 값(Values): 집계할 숫자(예: 금액 합계, 건수)
• 필터(Filters): 전체를 한 번에 거르는 조건(예: 특정 부서, 특정 기간)

피벗이 안 풀리면 대부분 “무엇을 행/열로 둘지”가 정리되지 않은 상태입니다. 먼저 질문을 하나로 고정하세요. 예) “담당자별 매출 합계를 보고 싶다.”

3. 엑셀에서 피벗테이블 만드는 순서(기본)

1. 원본 데이터 범위 안 아무 셀이나 클릭
2. 삽입 > 피벗 테이블
3. 범위 확인(가능하면 원본을 ‘표(Table)’로 만들어두면 자동 확장)
4. 피벗 위치 선택(새 워크시트 추천)
5. 필드 목록에서 행/열/값/필터로 드래그

3-1) 실무에서 가장 먼저 만드는 피벗(담당자별 매출)

• 행: 담당자
• 값: 금액(합계)

이것만으로도 “담당자별 매출 합계” 보고서 뼈대가 완성됩니다. 다음으로 월/상태를 열에 추가하면 바로 확장됩니다.

4. 구글시트에서 피벗테이블 만드는 순서(기본)

1. 원본 범위(또는 데이터가 있는 시트)에서 아무 셀 클릭
2. 삽입 > 피벗 테이블
3. 새 시트에 만들지, 기존 시트에 만들지 선택
4. 오른쪽 편집기에서 행/열/값/필터 추가

구글시트 피벗은 “편집기 패널”에서 조절하는 방식이라, 엑셀보다 직관적으로 느끼는 분도 많습니다.

5. 실무에서 자주 쓰는 피벗 레이아웃 5가지

레이아웃 1) 담당자별 처리 건수

• 행: 담당자
• 값: 거래ID(개수) 또는 아무 텍스트 열(개수)

레이아웃 2) 담당자별 + 상태별 건수(2차원 요약)

• 행: 담당자
• 열: 상태
• 값: 건수

레이아웃 3) 월별 매출 합계

• 행: 날짜(월로 그룹)
• 값: 금액(합계)

날짜 열이 “진짜 날짜”여야 월/분기/연도 그룹이 정상 작동합니다.

레이아웃 4) 거래처별 매출 TOP

• 행: 거래처
• 값: 금액(합계)
• 정렬: 금액 내림차순

레이아웃 5) 필터로 기간/부서를 바꿔가며 보는 요약

• 필터: 부서, 기간(또는 연도/월)
• 행: 담당자
• 값: 금액 합계/건수

6. 피벗테이블이 “틀어지는” 대표 원인 6가지

1. 원본 범위가 늘었는데 피벗이 범위를 못 따라감 (표(Table)로 해결)
2. 중간 빈 행/빈 열 때문에 데이터가 끊겨 인식됨
3. 소계/합계 행이 원본에 섞여 중복 집계됨
4. 날짜가 텍스트라 그룹핑이 안 됨
5. 금액이 텍스트라 합계가 누락됨
6. 상태 값 오타/공백으로 동일 상태가 여러 개로 분리됨

7. 피벗을 “보고서처럼” 보이게 만드는 최소 설정

피벗은 기능적으로는 완벽해도, 그대로 제출하면 보기 불편한 경우가 많습니다. 아래 4가지만 손보면 보고서처럼 정돈됩니다.

• 숫자 서식 통일: 금액은 통화/천 단위, 소수점 정책 고정
• 정렬: 합계 기준 내림차순으로 중요한 항목을 위로
• 총합계/소계: 필요에 따라 켜고 끄기(정보 과다 방지)
• 빈 값 표시: 공백 대신 0 표시 여부를 상황에 맞게 선택

8. 피벗 vs SUMIFS/COUNTIFS: 언제 무엇을 쓰나?

• 피벗이 유리: 기준을 자주 바꾸며 탐색(담당자→거래처→월별로 계속 전환), 빠른 분석이 필요할 때
• SUMIFS/COUNTIFS가 유리: 보고서 레이아웃이 고정(제출 양식), 자동 업데이트가 중요, 특정 셀에 숫자를 박아야 할 때

실무에서는 “피벗으로 구조를 잡고 → 최종 보고서는 SUMIFS로 고정”하는 흐름도 자주 씁니다.

마무리

피벗테이블은 ‘고급 기능’이라기보다, 좋은 데이터 구조를 빠르게 요약하는 표준 도구입니다. 원본만 테이블 구조로 잘 만들어두면, 보고서 뼈대는 피벗이 거의 자동으로 만들어줍니다.